ServiceCard gir hvert produkt dere leverer et eget digitalt servicekort, som åpnes når noen skanner QR-etiketten på produktet. Klikk Registrer deg, fyll inn navn, firmanavn, e-post og passord, og åpne bekreftelseslenken du får på e-post. Deretter oppretter du firmaet, velger standardspråk for servicekortene og blir Kontoeier. Du får 30 dagers gratis prøveperiode der du kan prøve alt.
Passordet må ha minst 8 tegn, med små og store bokstaver, tall og et spesialtegn. Passord som er kjent fra datalekkasjer, godtas ikke.
Objektkort er listen over alle objektene (produktene) dere har registrert. Du kan søke, og filtrere og sortere på kunde, lokasjon, system og status direkte i kolonneoverskriftene. På mobil trykker du Vis filtre. Klikk Nytt objekt for å legge til et produkt, eller Skann QR for å åpne objektet til en etikett med kameraet.
Kolonnen Aktivitet viser serviceoppgaver, servicebulletiner, plasseringsrapporter og notater, og hva som er nytt siden sist. Et rødt merke betyr at objektet har forfalte serviceoppgaver.
Administratorer kan flytte mange objekter på en gang: kryss av objektene (eller Velg alle som vises), trykk Flytt til… og velg ny kunde, lokasjon eller system.
Klikk på et objekt i listen for å åpne objektkortet. Det har disse fanene:
Under QR-etiketten i fanen Data finner du referansenummeret og knappene Kopier lenke og Åpne, som åpner det skannede kortet i en ny fane.
Et nytt objekt er et Utkast og vises ikke på servicekortet ennå. Klikk Publiser når alt er klart; det krever at en QR-etikett er koblet til objektet. Endrer du et publisert objekt, får det status Endret, og servicekortet viser forrige versjon til du publiserer på nytt. Å bytte kunde, lokasjon eller system krever ikke ny publisering. Arkiver tar objektet ut av bruk: servicekortet viser da «Ikke tilgjengelig», og objektet kan ikke lenger endres.
Servicekortet er siden som åpnes når noen skanner QR-etiketten med mobilkameraet. Det trengs ingen app eller innlogging. Kortet viser logoen deres, bilde, modell, serienummer, leveringsdato, referansenummer, dokumenter og servicebulletiner, og knappene Ring og Send e-post går rett til kontaktpunktene deres.
Under Innstillinger velger dere hva kortet i tillegg skal vise: Rapporter plassering, de andre objektene i samme system, en melding når en serviceoppgave er forfalt, og en Logg inn-knapp som tar teamet og kundebrukerne rett til objektet i ServiceCard.
Her ser du alle QR-etikettene dere har bestilt, og hvilke objekter de er koblet til. Klikk Bestill QR-etiketter, skriv inn antall og leveringsadresse, og trykk Bekreft bestilling. Etikettene er 40 × 64 mm, med logo og firmanavn, og vises i listen med en gang. For å koble en etikett til et objekt: fest den på produktet, åpne objektkortet og trykk Skann QR-etikett i fanen Data.
Under Tagger bygger du opp strukturen objektene sorteres i: Kunde > Lokasjon > System > Objekt.
Lag dem med Ny kunde, Ny lokasjon og Nytt system, og velg dem i fanen Data på objektet. Lokasjon og system er valgfrie til kunden har fått en; da må nye objekter for kunden legges i en lokasjon eller i «Uten lokasjon», og tilsvarende for systemer. Strukturen bestemmer også hva kundebrukerne får se, og hvilke «andre objekter» servicekortet viser.
En objektmal er et ferdig utgangspunkt for produkter dere leverer ofte: objektnavn, modell, språk, bilde og filer fra filbiblioteket. Lag en mal under Objektmaler med Ny mal. Når du lager et nytt objekt, velger du malen øverst i fanen Data, og feltene fylles ut for deg. Endrer du malen senere, påvirker det ikke objekter som allerede er laget.
En serviceoppgavemal beskriver det faste vedlikeholdet for en produkttype, for eksempel ukentlig sjekk og årlig service. Klikk Ny mal og legg til oppgaver med:
Malen tas i bruk på et objekt i fanen Oppgaver. Objektet får sin egen kopi, så senere endringer i malen endrer ikke oppgavene som allerede er startet.
Start serviceoppgaver på et objekt i fanen Oppgaver: velg en mal og trykk Start. Forfallsdatoene regnes fra leveringsdatoen, så den må være fylt inn. Når jobben er gjort, trykk Vis og signer, kryss av sjekklisten og trykk Signer; navnet ditt og tidspunktet lagres. En runde kan også merkes som hoppet over, og en signering kan angres.
Siden Serviceoppgaver i menyen viser alle objekter med oppgaver, de som haster mest først. Velg Alle, Forfalt, Neste 14 dager eller Kritisk, og filtrer på kunde, lokasjon, system, serviceoppgave og ansvarlig. Åpne en rad for å se alle oppgavene til objektet.
Forfalte oppgaver får et rødt merke i objektlisten og på fanen Oppgaver. Én gang om dagen sendes en påminnelse på e-post om forfalte oppgaver: kundeoppgaver går til kundebrukere som har valgt det, bedriftens oppgaver går til administratorene, og administratorene får også beskjed når en kritisk kundeoppgave er forfalt. Hvis ingenting er signert på lang tid (lengste intervall pluss 90 dager), settes oppgavene automatisk på pause, og da sendes ingen påminnelser. Trykk Start igjen i fanen Oppgaver for å fortsette.
En servicebulletin (TSB) er en melding om et produkt, for eksempel «Bytt filter før vinteren». Klikk Ny bulletin, skriv tittel og tekst, legg ved filer og velg hvilke objekter den gjelder. Trykk Lagre og publiser (eller lagre som utkast først): bulletinen vises da med en gang i objektkortet, for kundebrukerne og på servicekortene, med et varsel om at det er kommet noe nytt. Kundebrukere som har valgt det, får også en e-post.
Filbiblioteket samler filer dere bruker på mange objekter, som brukermanualer, datablader og produktbilder. Last opp PDF, bilder, Word eller Excel (opptil 25 MB), gjerne mange på en gang, og bruk filene på objekter, maler og servicebulletiner. Bytter du en fil med Bytt fil, oppdateres den overalt der den brukes, også på publiserte servicekort. Listen viser hvor hver fil er i bruk, og en fil kan bare slettes når den ikke brukes noe sted.
I fanen Notater kan teamet skrive interne notater om et objekt, for eksempel hva som ble gjort ved siste besøk. Notater vises aldri på servicekortet og aldri for kundebrukere. Notater du ikke har lest ennå, er merket som nye.
Fanen Plassering viser hvor objektet sist ble rapportert, med lenker til kart. Trykk Rapporter plassering når du står ved produktet, så lagres telefonens posisjon. Plassering kan også rapporteres fra servicekortet (hvis det er slått på under Innstillinger) og av kundebrukere. Tidligere rapporter ligger under.
Under Brukere inviterer du kolleger: klikk Inviter bruker, skriv inn e-post og velg rolle. Personen får en lenke på e-post som virker i 7 dager. Rollene er:
Kundebrukere er personer hos kundene deres som får egen innlogging for å se objektene sine. Inviter dem under Brukere med Inviter kundebruker, og velg hva de skal se: hele kunder, enkelte lokasjoner eller enkelte systemer. En hel kunde gir alle kundens lokasjoner og systemer, også nye.
I kundevisningen ser de de publiserte servicekortene med dokumentasjon, servicebulletiner, serviceoppgaver og plassering, men aldri notater, og de kan ikke endre objektene. De kan signere kundeoppgaver, rapportere plassering og laste ned QR-etiketten, og de velger selv under Min konto om de vil ha e-post om nye servicebulletiner og påminnelser om serviceoppgaver.
Under Innstillinger bestemmer du hva servicekortene viser. Endringene gjelder alle publiserte servicekort med en gang.
Her ser du prøveperioden eller abonnementet deres, og velger abonnement under Velg abonnement. Fyll inn fakturaopplysningene (organisasjonsnummer, firmanavn, adresse og referanse), velg om du vil Motta faktura månedlig, kvartalsvis eller årlig, og huk av for Send fakturaer som EHF hvis fakturaen skal rett inn i regnskapssystemet. Bytte av abonnement gjelder fra neste faktura. Nederst finner du Ordrehistorikk for QR-etiketter med alle etikettbestillingene.
Klikk navnet ditt nederst i menyen for å åpne Min konto. Her endrer du navn, språk og passord. Administratorer finner også Dataene deres:
Med Slett innloggingen min sletter du innloggingen og profilen din for godt. Det du har laget i firmaet, blir værende. Kontoeieren må avslutte firmakontoen først.
Kontoeieren kan avslutte firmakontoen nederst på siden Fakturering. Abonnementet stopper, og alle i firmaet mister tilgangen med en gang, også kundebrukerne. Ingenting slettes med en gang: i 90 dager kan kontoen åpnes igjen ved å kontakte support@servicecard.io. Etter 90 dager slettes dataene for godt.
Når du avslutter, kan du velge Behold de offentlige kortene på nett i 10 år (anbefalt). Maskinforordningen i EU krever at bruksanvisningen for en maskin er tilgjengelig i minst 10 år. De skannede kortene viser da fortsatt objektet, de offentlige dokumentene og servicebulletinene, mens innlogginger, personopplysninger, notater, oppgaver, utkast og interne filer slettes etter 90 dager. Last gjerne ned alt under Min konto før du avslutter.
Hvert firma ser bare sine egne data; skillet håndheves i databasen, ikke bare i appen. Dataene lagres i EU. Hver natt tas en sikkerhetskopi av alle data og filer, som lagres i EU i 30 dager, slik at et firma kan settes tilbake ved feil eller uhell.
ServiceCard finnes på norsk og engelsk. Du velger ditt eget språk under Min konto, eller nederst på innloggingssiden. Servicekortene har sitt eget språk: standarden velges under Innstillinger, og hvert objekt kan ha sitt eget i fanen Data.